El mundo en el que vivimos, globalizado y dominado por las nuevas tecnologías, no ha logrado relegar el cara a cara presencial a la hora de hacer negocios. Las redes sociales, las videoconferencias y los correos electrónicos son herramientas muy útiles, pero las empresas siguen queriendo que determinadas acciones se realicen a la antigua usanza. Por este motivo, los viajes de negocios para asistir a reuniones, congresos o cursos de formación siguen teniendo mucha fuerza, especialmente en las grandes ciudades.
Este tipo de viaje en nada tiene que ver con el de ocio y descanso y requiere una mayor planificación. Por ello es importante tener en cuenta esta serie de consejos que ayuden a que todo vaya sobre ruedas.
Equipaje
Para hacer un viaje de negocios no hace falta llevarse media casa a cuestas. Como suelen ser estancias de pocos días, lo ideal es utilizar una maleta pequeña que se pueda llevar en la cabina del avión (si se utiliza este medio de transporte) sin necesidad de facturar. Eso ahorrará tiempo en los aeropuertos y también a la hora de hacer y deshacer el equipaje. Si se lleva ropa delicada que no queremos que se arrugue lo ideal es colocarla encima de la bolsa de aseo, ropa interior, zapatos, etc. y poner una toalla por encima para protegerla mejor.
Planificación
Una de las claves para que el viaje resulte satisfactorio es una buena planificación. Hay que tener muy claro los horarios de las reuniones y calcular bien los tiempos que se invertirán en los traslados del aeropuerto al hotel y del hotel al lugar de trabajo. La puntualidad es fundamental y hay que contar con posibles contratiempos como atascos, pérdidas de equipaje, etc.
El hotel
Si la planificación es muy importante en un viaje de negocios, no lo es menos la elección del hotel. La cercanía del alojamiento con el lugar en el que se celebren las reuniones o el congreso al que se asista ayuda a ahorrar muchísimo tiempo y evita quebraderos de cabeza. Lo ideal sería poder llegar caminando pero, si no es posible, habrá que estudiar las conexiones que hay mediante transporte público. Nuestros hoteles en el centro de Barcelona te facilitarán cualquier organización de un evento empresarial
Del mismo modo, el viajero de negocios tendrá que cerciorarse de que el hotel cuenta con los servicios que le sean imprescindibles para su trabajo, como por ejemplo una buena red wifi o una funcional sala de reuniones.
Tiempo libre
Una buena planificación del viaje de negocios permite saber si se cuenta con tiempo libre para descansar o visitar la ciudad a la que se acuda. También hay que contar con la posibilidad de que surjan reuniones paralelas, comidas de negocios y otro tipo de circunstancias que pueden descabalar la idea inicial.
Comprobantes de pago
No hay que olvidar pedir todos los comprobantes de pago en los lugares que se hagan gastos relacionados con el viaje de negocios en sí: restaurantes, hotel, transporte, etc. Es primordial ajustarse al presupuesto que haya destinado la empresa a este viaje, por lo que se debe estar muy pendiente de todos los pagos que se vayan realizando.
Información del lugar de destino
El viajero de negocios debe tener unas mínimas nociones de la ciudad a la que viaja como sus costumbres, horarios o seguridad. Asimismo, debe informarse de si algunos de los días de la estancia corresponden con una fiesta local que obligue a cambiar determinados planes. Esa información la puede usar también si en el tiempo libre desea conocer alguno de sus atractivos turísticos.
Transporte
Aunque figure en último lugar, se trata de un aspecto de vital importancia. Si se viaja en avión es necesario informarse previamente de las opciones de traslado entre el aeropuerto y el hotel. También si el trayecto entre el alojamiento y los lugares de reunión no se puede hacer caminando, hay que tener en cuenta las opciones que hay de transporte público para llegar en el menor tiempo posible.
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